privacyverklaring
Privacyverklaring Docasoft
Versie 30 oktober 2026 — concept, nog juridisch te controleren
Docasoft B.V. maakt software voor dierenasielen, dierenpensions en vergelijkbare organisaties. In deze verklaring lees je welke persoonsgegevens we verwerken, waarom, en wat je rechten zijn. Het gaat om twee situaties: als je contact met ons opneemt, en als een organisatie die Docasoft gebruikt via onze software met jou communiceert, bijvoorbeeld via WhatsApp.
Wie zijn wij?
Docasoft B.V. Hogenhof 7 7581 WL Losser KvK-nummer 42082660 E-mail: info@docasoft.nl
1. Als je contact met ons opneemt
Stuur je ons een e-mail, bel je ons of vraag je een demonstratie aan, dan gebruiken we je naam, contactgegevens, organisatienaam en je vraag om je te helpen en een eventuele overeenkomst voor te bereiden. We bewaren die gegevens tot twee jaar na ons laatste contact, tenzij de wet een langere termijn voorschrijft (bijvoorbeeld voor facturen: zeven jaar).
2. Als een organisatie via Docasoft met jou communiceert
Organisaties die Docasoft gebruiken (bijvoorbeeld een asiel of pension waar je een dier hebt geadopteerd of in de opvang hebt gebracht) beheren in onze software hun eigen klantdossiers. Die organisatie is verwerkingsverantwoordelijke voor jouw gegevens; Docasoft is verwerker en verwerkt de gegevens alleen in opdracht van die organisatie, op basis van een verwerkersovereenkomst. Met vragen over je dossier kun je dus het beste bij die organisatie terecht; wij helpen hen daarbij.
Een organisatie kan via Docasoft WhatsApp-berichten met je uitwisselen. Daarvoor koppelt de organisatie haar eigen WhatsApp Business-account aan onze software via het WhatsApp Business Platform van Meta. Daarbij verwerken we:
- je mobiele telefoonnummer, zoals dat in het dossier bij de organisatie staat;
- de inhoud van de berichten die de organisatie jou stuurt en die jij de organisatie stuurt;
- het tijdstip en de afleverstatus van die berichten.
We gebruiken deze gegevens uitsluitend om de berichten te versturen en te ontvangen en ze bij jouw dossier te tonen aan de medewerkers van die organisatie. We gebruiken ze niet voor reclame, verkopen ze niet en delen ze niet met andere organisaties.
Berichten lopen via Meta Platforms Ireland Ltd. (WhatsApp). Meta verwerkt ze volgens de voorwaarden van het WhatsApp Business Platform; zie ook het privacybeleid van WhatsApp. Binnenkomende berichten worden op onze servers in Nederland ontvangen en alleen zo lang tussentijds bewaard als nodig is om ze bij de juiste organisatie af te leveren. Daarna staan ze in het dossier bij de organisatie en gelden de bewaartermijnen van die organisatie.
Wil je geen WhatsApp-berichten meer ontvangen? Laat het de organisatie weten, of stuur "stop" in het gesprek.
Waar staan de gegevens?
Onze software en databases draaien op servers in Nederland. We gebruiken beveiligde verbindingen, geven alleen toegang aan wie die nodig heeft, en leggen belangrijke wijzigingen controleerbaar vast.
Jouw rechten
Je hebt recht op inzage, correctie, verwijdering, beperking en overdracht van je gegevens, en je kunt bezwaar maken. Gaat het om gegevens in het dossier van een organisatie, dan dien je je verzoek in bij die organisatie; wij ondersteunen hen bij de afhandeling. Voor gegevens die wij zelf beheren (punt 1) mail je naar info@docasoft.nl. We controleren eerst of we met de juiste persoon communiceren.
Ben je het niet eens met hoe we met je gegevens omgaan, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Gegevens laten verwijderen
Wil je dat we je gegevens verwijderen, mail dan naar info@docasoft.nl met je naam en telefoonnummer, of neem contact op met de organisatie die met je communiceert. We bevestigen binnen vier weken wat we hebben verwijderd.
Wijzigingen
We passen deze verklaring aan als onze software of de wet verandert. De datum bovenaan laat zien welke versie je leest.